適用範圍與管理單位
本系統由國立宜蘭大學建置，供授權的學生、教師與管理人員進行課程作業、評量及人才歷程管理。本政策適用於本系統網站及其登入、通知與檔案處理流程。
蒐集的資料
- 帳號與身分資料：學校帳號、姓名或顯示名稱、角色、系所／課程關係、校務或聯絡信箱。
- Google 登入資料：以學校 Google 帳號登入時，Google 提供的唯一識別碼、經驗證的學校電子郵件地址與姓名；系統以這些資料建立帳號，或對上既有帳號。系統不取得 Google 密碼。
- 密碼資料：系統保存以 Argon2id 處理的不可逆密碼雜湊值與設定時間，不保存可直接還原的明文密碼。帳號原本設定的密碼，在改用學校 Google 帳號登入後仍可使用；以學校 Google 帳號第一次登入時自動建立的帳號沒有密碼，需要時可在帳號設定中自行設定。
- 個人 Google 資料：學生選擇綁定第二個「個人 Google 帳號」時，另保存該帳號的唯一識別碼與經驗證的電子郵件地址。學校網域的帳號不能當作個人 Google 帳號。
- 通知信箱：使用者可另外驗證一個 niu.edu.tw 信箱，只用來接收通知與安全通知，不能用來登入。
- 名冊佔位資料：教師上傳計分冊或名冊時，尚未登入過的學生會先被建立為「未開通」成員，只保存學號、教師提供的姓名與課程關係，沒有信箱也沒有密碼；學生本人第一次以學校 Google 帳號登入後才開通，姓名改採 Google 提供的姓名。
- 身分證字號：本系統已改以學校 Google 帳號登入，原則上不再使用身分證字號啟用帳號；轉換期間如暫時恢復舊的啟用方式，才會例外使用。過去為啟用帳號而使用的身分證字號只當作一次性金鑰，系統只保存不可逆的雜湊值、不保存明文，啟用成功後即刪除；尚未啟用者留存的雜湊值，會在到期後由系統定期自動刪除。
- 畢業前提醒信：每年約 5 月 15 日與 12 月 15 日，系統會寄信給可能即將畢業、且最近兩個學期曾加入課程的學生，寄到其已登記的信箱。是否「可能即將畢業」，由學號開頭所代表的學制，與第 2、3 碼的入學年度推估；這項推估只用來決定要不要寄信，不影響任何權限。信件只建議設定個人 Google 帳號、通行密鑰或密碼，沒有任何一項是強制的。
- 通行密鑰資料：使用者主動設定時，系統保存憑證識別碼、公鑰、裝置名稱、簽章計數與必要的安全狀態。通行密鑰的私鑰由裝置或使用者選用的憑證管理服務保護，不會傳送至本系統。
- 教學與學習資料：課程、作業、文件、影片、評分準則、教師評分與回饋、UCAN 職能及成果證據。
- 系統與安全紀錄：登入、操作、通知、處理狀態與稽核紀錄，以及維持登入所需的工作階段 Cookie 和顯示主題 Cookie。教師「切換為學生身分」（使用該教師的伴生測試學生帳號）時，另留下記載實際操作者為教師本人、切換與切回時間的稽核紀錄。
資料使用目的
上述資料用於確認身分與權限、維持課程與作業流程、提供 AI 輔助分析、協助教師審查及定案、建立職能歷程、發送必要通知，以及進行資訊安全、錯誤追蹤與稽核。
登入方式與裝置驗證
本系統以學校 Google 帳號（ems.niu.edu.tw）為主要登入身分。系統使用 Google Sign-In 驗證身分，只處理基本帳號識別資訊（唯一識別碼、經驗證的電子郵件地址與姓名）；不要求 Gmail、Google Drive、Google Calendar 或其他 Google 服務的存取權。Google 識別碼與信箱僅用於建立帳號、登入、對上既有帳號及敏感操作的身分再驗證，不會出售或用於廣告。
第一次以學校 Google 帳號登入時，系統會自動建立帳號，或依學號、教師註冊時已驗證的 niu.edu.tw 信箱前綴，將學校 Google 帳號對上既有帳號並綁定。無法確定是同一人時，系統不會自動綁定，改由管理人員人工處理，也可能寄送一次性的接上連結到原本登記的信箱，由本人點擊確認。新增或更換任何可登入或可救援的方式（綁定個人 Google、密碼、通行密鑰、通知信箱、帳號接上），系統都會寄出安全通知給變更前已登記的所有信箱。
已有密碼的帳號可從登入頁的「帳號密碼登入」使用密碼登入，學校信箱無法使用時（例如畢業後）也能用它登入；忘記時可由登入頁的「忘記密碼」，經一次性連結寄到已登記的信箱重新設定。以學校 Google 帳號第一次登入時自動建立的帳號沒有密碼，可在帳號設定中自行設定。
學生可選擇綁定一個「個人 Google 帳號」作為第二身分，例如畢業後學校帳號停用時仍可登入；只限學生本人設定，學校網域的帳號不能當作個人 Google 帳號。使用者可在帳號設定中解除或更換，解除後會移除本系統保存的識別碼與信箱，但不會刪除依法或因教學紀錄所需保留的學校帳號、作業及評量資料；解除後必須仍保有至少一種可登入的方式。
教師可使用「切換為學生身分」功能，以系統為該教師建立的測試用伴生學生帳號試用學生畫面。伴生帳號不能獨立登入，也沒有自己的信箱；切換與切回都會寫入稽核紀錄，切換期間不能修改任何登入憑證。
通行密鑰為選用的備援登入方式。使用者以 Face ID、指紋、裝置 PIN 或其他裝置解鎖方式操作時，生物特徵或 PIN 只在裝置本身完成驗證；本系統不會收到、查看或保存指紋、臉部影像、生物特徵模板、裝置 PIN 或通行密鑰私鑰。系統只接收憑證識別碼、公鑰與簽章驗證所需資料，以確認該裝置持有正確的私鑰。
依裝置、作業系統及使用者帳號設定，通行密鑰可能由 Apple、Google、Microsoft 或其他憑證管理服務保存或同步；該平台如何處理資料，依使用者與該平台間的設定及政策辦理，不由本系統控制。
AI 處理與模型訓練
作業內容可在校方管理的本地運算環境中進行 AI 輔助分析，產出供教師審查的建議與證據。AI 並非最終評分者。未另行取得明確同意前，作業檔案不會挪作模型訓練資料或 golden set。
保存與刪除
每項評分作業的最終提交檔案、教師定案結果及相關評分紀錄原則上永久保存，作為學習歷程數位資產。學生迭代時被新版本取代、且不再屬於最終版本的實體檔案，會進入 30 天隔離期後刪除；必要的提交與稽核中繼資料仍保留。個人 Google 綁定資料可在帳號設定中解除；學校 Google 帳號的綁定，須在仍保有通行密鑰、密碼或個人 Google 其中至少一種其他登入方式時才能解除；通行密鑰可由使用者個別撤銷，撤銷後不再能用於登入，必要的安全與稽核紀錄仍可保留。UCAN 職能紀錄原則上永久保存並持續有效，只標示取得日期；由 M 園區歷史作業歸檔取得的職能，取得日期為該作業所屬學期的學期末。教師建立的「未開通」成員，在被教師自課程移除、且該帳號在任何課程都沒有其他成員資格、繳交或職能紀錄時，帳號會一併刪除。
利用期間、地區、對象、方式與保護
個人資料於帳號存續、課程教學、學習歷程保存、法令遵循及系統維運所必要期間內利用；最終成果的保存規則依前節辦理。核心資料庫、作業檔案及 AI 分析主要由校方管理的資訊設備處理；使用者以 Google 帳號（學校帳號，或選綁的個人帳號）登入時，Google 身分驗證流程可能透過 Google 的境外基礎設施傳輸或處理基本識別資訊。
資料利用對象限於資料本人、授課及課程管理所需的教師與助教、依法或依職務獲授權的管理、維運與資訊安全人員，以及提供身分驗證服務的 Google。利用方式包括電子化蒐集、儲存、傳輸、權限內閱覽、通知、教學評量、AI 輔助分析、稽核與安全維護。系統不出售個人資料，也不用於廣告。
系統依角色限制資料存取，並採用工作階段保護、操作稽核及校方管理的資料庫與儲存設備。只有因教學、管理、維運或安全需求而獲授權的人員得接觸相應資料。
個人資料權利與行使方式
依《個人資料保護法》第 3 條，您可就本系統保有的個人資料請求查詢或閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集、處理或利用，以及刪除。請寄至 eng_agent@ems.niu.edu.tw 或 a0908427099@gmail.com 提出申請；為保護帳號安全，系統可能先核對申請人身分。若因法令、校務或教學紀錄保存義務而無法立即停止利用或刪除，管理單位將說明理由。無法以學校 Google 帳號、密碼或通行密鑰登入的人（例如畢業後學校信箱已停用、又沒有設定備援），同樣可以寄信申請，管理人員會以其他方式核對身分後處理。
不提供資料的影響與聯絡
學校帳號、必要身分、課程關係與作業資料是啟用帳號、加入課程、提交作業、完成評量及建立人才歷程所需的資料；未提供時，相關功能可能無法使用。個人 Google 綁定、通行密鑰與通知信箱皆為選用功能，沒有密碼的帳號也可自行設定密碼；不設定仍可使用學校 Google 帳號登入，但學校帳號無法使用時（例如畢業後學校信箱停用），將沒有對應的備援登入方式。
課程資料問題請先聯繫授課教師或系統管理人員；隱私、Google 資料或通行密鑰問題請寄至 eng_agent@ems.niu.edu.tw 或 a0908427099@gmail.com。
M 園區歷史作業歸檔
授課教師可以把過去學期在 M 園區（本校 Moodle）繳交的作業檔案匯入本系統，作為該學期歷史課程的歸檔。歸檔作業不評分，只有你本人、該課授課教師與助教看得到。系統在本校自有的伺服器上以 AI 判讀其中的 UCAN 職能，檔案不會傳到校外服務；判讀結果經授課教師逐項確認後，才以「教師認可」記入你的職能歷程，取得日期為該作業所屬學期的學期末，職能紀錄永久保存。若你對歸檔內容或歸屬有疑問，可以請授課教師撤銷。
你也可以依前述「個人資料權利與行使方式」，請求停止處理、停止利用或刪除與你有關的歸檔資料；若因法令或教學紀錄保存義務而無法立即停止或刪除，管理單位將說明理由。